《元氣公事包》及時處理,及時歸檔









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2014-05-05

文/劉錦得

「哇哩勒,你嘛幫幫忙,別讓你的公文跑來我的桌上,好嗎?」這是我每天一早上班,就要對隔壁桌同事「央求」的一句話。

隔壁同事是我們單位的主任,他桌上公文特別多,只是經常沒空及時處理,也不立刻歸檔,一大堆公文往往堆得滿坑滿谷,不但辦公桌上堆得到處都是,桌底下也塞滿滿,導致連我辦公桌也遭殃,最後只好提醒他:「主任,處理公文很簡單,只要按輕重緩急,處理後歸檔即可!」

我向他提出建議:「在辦公桌的左右兩邊,各擺一個公文盒,右邊是紅色,表示要及時處理;左邊是橙色,表示已處理過。」然後將處理過的公文,先按對內的、對外的,分成兩大類,接著再依財務、交通、訓練……等業務項目,分別做成單一卷宗,最後再分成「機密」與「非機密」兩種,註明保存期限,如:永久性的、5年或10年,再用公文夾分類,送到檔案室,由工作人員整理歸檔,以方便日後查閱。

主任最後接受我的意見,剛開始他還有點手忙腳亂,一星期後漸漸習慣了,處理公文與歸檔得心應手,以往公文堆積如山的畫面不見了,整張辦公桌看來一片清新,非常舒服。

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