《上班族健檢站》文件管理達人
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2014-05-05
文／富哥
身為朝九晚五的上班族，每天面對龐大工作量，如何在有限的8小時上班時間處理公文歸檔，還真是一門大學問。揮別「忙」與「盲」，選擇有效率的文件管理辦法，隨時快速找尋公文及減少整理時間，才能真正把工作做好。
「6S管理方式」源自於日本的家庭管理方式，被延伸引進企業廣泛推行。6S管理包含整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、教養（Shitsuke）與安全（Safety），但是，職場上的公文管理，到底應該如何進行？
首先，將辦公區域內文件分為有形與無形，再依照6S的管理精神執行，有形，指的是辦公桌面，眼睛及手可觸及範圍；無形，泛指電腦設備類虛擬空間管理。文件檔案可針對檔案夾書背條、目錄、儲存位置標示，並採顏色管理，以降低放錯區域的機率。
目錄則區分為「總目錄」及「資料目錄」，內容可分編號、名稱、保存年限、發文編號、日期、摘要、歸檔日等，總目錄則可分為編號、名稱、保存年限及儲放位置，並置於檔案夾首頁，便於日後參閱取用。
至於保存年限，如有依法應保存之文件，可配合相關法令規範訂定。儲存位置因空間不同，可依辦公區域由左至右、由前而後、由上至下的規則來進行標示；電腦檔案可針對電腦檔案資料夾目錄來管理，檔名命名前加數字利於排序；資料夾以3至5層管理，便於未來快速搜尋。
文件管理通常是職場中最容易被忽略的小事， 透過有效及系統化進行文件管理，如同投資理財創造報酬率的道理，所獲得複利就是多出更多時間及空間，事半功倍，大大提升工作效率。相信，只要做好公文分類歸檔，人人都能成為職場文件管理達人。
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