《職場開麥拉》公文歸檔 一點通
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文／王文香
最近收到一封Email，內容如下：「如果一個人的辦公桌面凌亂且資料繁雜的，代表他是一位有工作效率且辦事能力高的；反之，如果桌面只有一台電腦，沒有多餘的文件，且桌面看來一派和諧，那麼他在公司中，可能沒貢獻什麼心力。」
您覺得他講得有道理嗎？
桌面凌亂 工作卻又積極努力
這封信件，我並不完全同意，但也沒有全然否認。身為主管的我，有時會到某位員工的辦公桌旁，找他聊聊工作上的事，當然就會有意無意觀察對方的辦公桌。同事的桌面確實有些凌亂，有橫著堆疊的大量公文夾、繕打文件，也有豎立的資料夾、休閒書籍，一旁另有小盆栽、沒喝完的飲料，當然桌上還擺放一台電腦和其他林林總總的文具，剩下來的小空間，就是他每天為伍的棲身之地。
他的工作效率，坦白說，確實很快，每天一接到工作業務，就能立即和我討論，而且想儘快完成它，但我觀察好幾次，每次只要找文件時，同事便要耗費許多時間，但他不是忘記放在哪個資料夾，就是以為被擱置在一堆文件紙張中，東找西找的，也因此浪費不少寶貴時間。
業務單純 辦公桌雜亂不堪
另一位新進同事，我請他先接手派車業務，說難不難，說容易也不容易，但是業務內容相對單純，只需要幾個資料夾就能解決。我看了他的桌面，也是凌亂不堪，除了公司資料，還擺了很多私人物品。
有時候，他說工作很忙，忙到整個桌面都快擺不下任何東西，但仔細想想，這些被搞得杯盤狼藉的桌面，都是公司裡真正的工作物品嗎？還是其中夾雜了不該放的東西。
井然有序 把資料分類整齊
我喜歡的辦公桌有兩種，一種是東西多，但能夠排得井然有序，每個資料夾的大小一致，有時有明顯的資料分類；若有零散的文件、公文、廣告單時，也記得要疊放整齊，避免東一張西一張，有時又不小心被摺到；另一種是桌面非常乾淨，能夠把所有較不常用到的，放置在另設的資料櫃裡，讓桌面永遠只有電腦和待辦事項。
當然，每個人都有不同的處事習慣，不能強制他人要怎麼做，但每位主管應該都希望一進辦公室，就能看到整齊清潔的工作環境吧！
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