【 做事的好方法 】
ㄧ.【 把事情有效率做好 】
廣義來說,「做事的好方法」就是把一件事做得正確、快速和盡善盡美;與同仁比較,確有卓越能力及不同凡響的造就。
人類社會之所以會進步,就是不斷地面對問題、解決問題,並在解決問題的過程中,思考新的方法,創造更好工具,如此不但能解決問題,更能提升效率與品質。
同樣地,一個有能力的人才,做事情習慣動腦思考,習慣善用工具,所以事情交給他辦,效率絕對是品質保證。
我們若要做事有效率,就要把握以下要訣:
①找出你的特長,把它盡量發揮出來。
②事前充分準備。
③做事有自信力和準確性。
④有眼光找出當前和將來的需求。
⑤鑽研各種方法,以節省時間、增加效率。
⑥按部就班,立即去做。
⑦有創新想法,不隨波逐流。
企業是要面對競爭與外在環境考驗,它必須不斷地精進,藉以提升競爭力,才能生存;如何思考更創新的方法、規畫更有效的工具來提高品質效率,做出競爭者無法做到的功能與服務,這就是企業的競爭能耐。
身為企業的員工,具備做事的好方法責無旁貸,簡言之,就是面對上級交辦的事項,要知道你所需要的是什麼,而且能立刻把它完成或達到目的。
職場競爭,無日無之。與時俱進的人,辦事敏捷、事半功倍,這才是公司延攬拔擢的人才。【 文/周宏昌 】
二.【 忙盲茫 】
過去在工作上常被說「認真」,其實做得很辛苦,做東怕漏西,遇到事情接踵而至時,不知道該怎麼安排先後順序,而且總有忙不完的事,做不完的進度。整天下來精力耗盡、頭昏腦脹,現在看來,真的活在「忙」、「盲」、「茫」。
忙,顧名思義指的是「心亡」;盲,則是「目亡」;茫,意指模糊昏亂、不清楚。這是在工作上最常出現的現象。
如何在內憂外患中突破,首先要營造一個良好舒適的辦公環境,
因為我們很容易心隨境轉,不妨環顧四周,辦公桌及電腦桌面,是否整齊清潔有條不紊?答案若是否定,請先著手整理,以清爽為最高原則。
再者,適度的休息與補充營養是必須的。
可以檢視一整天,離開椅子及眼睛離開螢幕的時間與次數有多少?如果五根手指頭就能算出,請你好好愛惜自己;3C產品盛行,讓時下年輕人經常過度使用雙眼,上班族應該強迫讓自己閉眼休息,同時補充必要的養分,內外調節。
最後,要能放鬆與提升。每天疲憊的身軀可以藉由洗澡舒緩情緒,禪定也是最輕鬆、簡單的方法,讓心慢慢靜下來,當結束時,會發現思緒變清晰、情緒也趨於和緩,心也安定下來,以平靜、祥和的心情入睡,有助於提升睡眠品質,隔天亦能神清氣爽迎接新挑戰。【 文/童童 】
三.【 複雜事情簡單做 】
曾經在一次的會議上聽到某主管說:「複雜的事簡單做,簡單的事一直做,專心做久了就成專家。」這是該位主管對一百多位職員所說的話,聽完之後,心有戚戚焉,特別寫在電腦上,做為座右銘,勉勵自己,也勉勵同仁。
把複雜的事情簡單做,簡單來說,就是擇其扼要之處來下手,也可以解釋為,把複雜的事務化繁為簡,或用簡單的手段來完成。
試想,如果每天都有複雜的事要做,光是應對這些雜事,可能就焦頭爛額了,怎麼還有空餘時間去做其他事呢?其實,曾經我也是一位把每個細節都做得很透徹的人,後來才慢慢發現,我把自己搞得太累,放不下任何環節,同時也慢慢察覺到,不能再這樣下去了。於是,我改變了自己的作法。
一開始,我試著把不重要的事情延後做,或是有做就好,也試著挑較重要、急迫的事情來做;我發現,這樣做事是對的,因為我有更充分的時間去做另外一件事,而不是讓另一件事情擱置在那裡,毫無動靜。
我體會到,就算我簡單做,我一樣可以把握事務的精要之處,那不就更省時間了嗎?因此,那一陣子,我會先掌握大局,再審慎評估,哪個環節是重要的,就從那裡開始進行。
至於「簡單的事一直做,專心做久了就成專家」,我也有深刻體驗。在「化繁為簡」的那段日子,我確實做了更多事,也發現自己變得更有效率。
因此,我試著把這種模式,套用在許多工作上,我慢慢察覺到,不斷複製這樣的行為,一直做一直做,好像也做到了熟能生巧地步。有一天,我在會報上,看到自己的業務完成率,成了小組裡最高的,我才知道,自己掌握到做事的方法。
如今成了主管,也算是獲得肯定,這個過程,是慢慢摸索而來,我不敢說自己是專家,但我始終相信,每一件事的處理原則,一定有輕重緩急,也一定有方法可循。無法變通的人,會把一件事從頭開始做,乖乖守著每個步驟,這當然是最踏實的,但不適用繁瑣又龐大的業務。
聰明的人,能從大處著眼,也能大處著手,找出真正的重點所在,加以開發,就算事情很多,也能迎刃而解。【 文/王文香 】
四.【 做對的事,把事做對 】
有些人把喜歡做的事擺第一,只是應先問問自己,什麼是值得做的。管理大師彼得.杜拉克說:「做對的事情,再把事做對。」做對的事情是提高效能,把事做對則是講究效率。
有人喜歡一心多用,但對無法分心的人來說,為避免多做多錯,反而一心一意專注完成一件重要的事,較能發揮效益,集中心力在上午幾小時內不偷懶,然後全力以赴,才能有效速戰速決完成工作。
當然,有些同事為了盡快處理手邊工作,把交給你的工作全部用急件紅色卷宗,這時就會有太多堆積如山的急件,你還是要把緊急卷宗全部看完再依對象、時限排定優先順序再做處理,而不是緊張到為了完成交辦事項而依照收件先後處理。
此外,還要先判斷工作的緊急程度,將工作分為四個象限:緊急的重要的,緊急的不重要的,不緊急的重要的,不緊急的不重要的;如果毫無章法,就會像無頭蒼蠅窮忙瞎忙,因為接到任何文件便急忙處理,反而會降低效率。【 文/游惠英 】
五.【 從眼前重要事做起 】
對上班族來說,如何有效管理生活與工作?大家應該捫心自問:「目前的工作,是自己喜歡、願意承擔的工作嗎?」答案「肯定」,就該當機立斷,許下目標:「全心全意、全神貫注地投入現在的工作,以一生的睿智實現未來的夢想。」循序漸進地付出,不成功絕不放棄,因為有目標的人無論遇到任何挫折和痛苦,都能咬緊牙關,把它看成是磨鍊,成功之日一定指日可待。
你對目前的工作滿意度多少?若是抱著「當一天和尚,敲一天鐘」心態,那你可得深思熟慮:「這分工作是不是你最感興趣?」答案「否定」,就該快刀斬亂麻轉換跑道,因為長痛不如短痛,否則只是虛與委蛇,浪費歲月和有限生命。
「工欲善其事,必先利其器」,做事的好方法,無非就是睡覺前,先把明天的工作計畫表依輕重緩急、時間先後,井然有序地排列。
「好的開始,就是成功的一半」,吃了一頓營養豐富的早餐,就能以神采奕奕的心情迎接一整天的挑戰,什麼事也都可以迎刃而解;「養兵千日,用在一時」,把已經完成的工作和尚未完成的分清楚,明確地規畫尚需解決事項,如此便可釐清一天的工作多寡。
「運籌帷幄,決勝千里」,從眼前的重要事情做起吧!這是喚起自己的自制力,讓做事的活力繼續燃燒下去。時時刻刻勸勉激勵自己,放下一切雜念,刻不容緩的全力以赴,就可按部就班把事情逐步完成。【 文/大內高手 】
六.【 創意工作好撇步 】
想要有效工作,首先得檢視工作形態,找出壓力根源,以我自己從事企畫工作,「提案」是企畫核心,也最耗費腦力,但公司人力不足,老闆不肯花錢請助理,我得在規畫新案子的同時,處理進行中案子所衍生的各項瑣事。
在多頭燒情形下,新提案常做得七零八落,舊案子也執行的差強人意,壓力瀕臨破表。為了保住飯碗,我經常累了一整天後,把新提案帶回家繼續挑燈夜戰,以圖能在沒有干擾環境下,進行腦力激盪。家中的干擾當然不會比較少,小孩在一旁哭哭啼啼,另一半頻頻碎唸,更遑論累了一天,哪裡還會有足夠的心力發想新創意。
為了兼顧工作與家庭,我嘗試改變工作習慣,現在進入辦公室的前半小時,我盡可能不收電子郵件,專心在需要創意的提案工作上,至少先抓出幾個明確方向,然後加以記錄。
接下來的一整天,必須回覆大量電郵,與廠商、客戶交涉業務,在這些忙碌的回應過程中,我隨時抓取靈感來灌溉一早播下的種子,並立即記下;離開辦公室前,更會花10分鐘,迅速整理當天寫下的種種想法。經過去蕪存菁,創意的種子迅速生根發芽,提案重點也逐漸明朗。
建議從事創意工作的朋友,每天要規畫不受干擾時段,更要從忙碌的瑣事中尋找靈感,以此加速創意成型。【 文/Becca 】
七.【 力求今日事今日畢 】
我在公司總能從容不迫解決諸多難題,同事羨慕不已,紛紛向我請益,如何能提高工作效率?
一大早進公司,精神抖擻,頭腦思路清晰,最能冷靜分析事情,有利於尋求各種解決方案,快速處理千頭萬緒的疑難雜症;此時,應善加把握美好時光,勤奮辦公,全神貫注做好公事規畫。
「今日事,今日畢」乃必要之舉,勿將今日之工作延宕至明日,明日復明日,等到桌上的案件堆積如山,才想快馬加鞭,恐會叫苦連天,嘗盡事倍功半之苦果。
目睹有些同事,一上班即東逛西晃,四處摸魚,直至主管催促報表,才開始驚慌失措。臨時抱佛腳的結果,當然是錯誤百出;七零八落的表現,自然逃不過主管斥責,有瑕疵的報表難獲主管青睞,只好被退回重做,白忙一場徒增工作負荷,事情當然是永遠都做不完。
職場像戰場,它是一個競爭激烈的環境,無時無刻都在考驗智慧。有效的做事方法,不但能讓你脫離「不管怎麼做也做不完」夢魘,更能幫助你在職場上締造更輝煌的成績。【 文/Doris 】