【 上班族事務化繁為簡 】
 
一進公司,事務繁雜瑣碎,若像無頭蒼蠅東忙西忙,不但容易遺漏事項,效率也不高。
 
我在進公司前,會將所有待辦事項寫在便條紙上,再依事情輕重緩急排列順序,在這當中,也有一些提高效益的小撇步。
 
◆◆◆ 一、相類似的事情一起做。
 
如果一樣東西需要手工量產,就一次只做一個動作,做久了,熟能生巧,速度跟著提升,類似生產線概念。
 
◆◆◆ 二、利用空檔時間。
 
做一件事的同時,有時候需要等待(例如列印500份文件),這個空檔,可以去收發E-mail或回覆電話等等。
 
◆◆◆ 三、多利用人脈。
 
有些人因為不好意思麻煩別人,所有事情都要親力親為,耗費不少心力。
 
其實大可以稍微厚著臉皮,善用他人的「順便」。例如同事剛好要去郵局,可以請他幫你寄個信(對方不覺得增加工作量),減少來回奔波時間。
 
當然,事後的道謝也不可少,前提是平常做人成功,也願意給別人方便,有來有往,「人脈」才能水到渠成。
 
◆◆◆ 四、分配工作。
 
每個人都有其專長,一個案子可分為文書、採買、執行等,對的人做對的事,藉以提升每個人的產值。
 
理清頭緒、對症下藥,將工作處理得有條不紊,這感覺就像將纏繞的毛線球梳理整齊,不僅擁有成就感,心中也舒暢無糾結,方能樂在工作。【 文/balloon 】
 
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