《職場跑跳碰》透過記錄提升效率
文／王乾任
剛出社會時，同部門的前輩都很和善，總是再三提醒我留意容易出錯的地方，還建立檢核機制，幫我確認是否有疏漏。後來部門主管提醒我，每天除了仰賴同事幫忙複檢，自己也不妨撰寫工作日誌，稍微花點時間把每一天經手處理的大小工作全都記錄下來，同時也把「良率」記錄下來。
施行了一段時間，發現剛開始一些經常犯錯卻老是改不掉的問題逐漸減少，雖然也有可能是熟練使然，但是「記錄與評分」的幫助應該也不小。詳細記錄自己的工作內容，等於讓自己重新回想所做過的事情，回想時得按著流程步驟逐一推進，往往寫到一半已經發現自己哪裡犯了錯，以及又是為什麼犯錯？
透過工作記錄的撰寫，等於是幫自己複習工作流程，爾後再操作同樣的工作，感覺有人從旁督導與檢驗工作流程，會審慎的拆解並執行每一個步驟，犯錯機率因此降低。工作檢核表對於改善工作良率的成效非常好，不少醫院僅僅是導入檢核表來再確認手術房的工作執行流程，就大幅降低了疏漏狀況，提升手術完成的良率。
至於給自己的工作成果打分數，則是透過分數排序警惕自己，哪些工作沒做好，未來再碰到同樣的工作時會格外謹慎留意。打分數是一種自我督促，希望自己不要在同樣的事情上再犯錯，且透過分數，當犯錯狀況改善時也能立即明顯得到獎勵報酬。
我將這套記錄的評量方法引入個人工作管理中，例如，規定自己每天要完成二至三項預定工作，再透過記錄管理確認每一天的工作執行狀況，另外透過工作成果檢視是否被採納？內容是否需要修改？再換算成具體的工作報酬是多少？根據這些記錄，再針對工作狀況進行調整修正，以期不斷提升「良率」，讓工作產生令人欣喜的正向循環。
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